Hầu hết các doanh nghiệp, các tổ chức đều tìm đến sự giúp đỡ của các trung tâm hội nghị cho một sự kiện nào đó trong năm. Có thể một cuộc họp cuối năm, một buổi quảng bá sản phẩm hay hội nghị tri ân khách hàng. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về quy trình tổ chức hội nghị hết sức chuyên nghiệp tại Lạc Hồng Palace.
Tổ chức hội nghị là gì?
Tổ chức hội nghị là một sự kiện lớn của các tập đoàn, doanh nghiệp nhằm ghi nhận lại toàn bộ quá trình phát triển trong một năm hoạt động. Xem xét những thành tự đạt được, cũng như các thiếu sót còn tồn đọng. Từ đó đưa ra các kế hoạch phát triển bền vững hơn trong tương lai.
Ngoài công việc, các đơn vị còn tổ chức hội nghị tri ân khách hàng; giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ mới ra mắt trên thị trường. Hoặc với mục tiêu quảng bá hình ảnh đơn vị đến với khách hàng và đối tác. Thậm chí người ta lựa chọn các trung tâm tổ chức hội nghị trong những cuộc họp cấp cao giữa các quốc gia. Nhằm thúc đẩy mối quan hệ hợp tác hữu nghị lâu dài.
Có mấy hình thức tổ chức hội nghị, hội thảo?
Tùy thuộc vào mục tiêu tổ chức hội nghị, hội thảo là gì, mà lại có những hình thức tổ chức khác nhau. Có thể kể tên các loại hình tổ chức hay được diễn ra tại các trung tâm hội nghị như:
- Hội nghị nghiên cứu khoa học nhằm công bố kết quả về một vấn đề nào đó mà các chuyên gia đã cùng nghiên cứu trong một thời gian dài.
- Hội nghị ra mắt, giới thiệu sản phẩm nhằm giới thiệu các loại sản phẩm mới của doanh nghiệp sắp được đưa vào thị trường.
- Hội nghị tri ân khách hàng nhằm mục đích gửi lời cảm ơn đến khách hàng và đối tác đã tin tưởng, ủng hộ doanh nghiệp trong suốt thời gian qua.
- Tổ chức workshop nhằm thảo luận, chia sẻ những kiến thức, kỹ năng của những người có kinh nghiệm, chuyên môn lâu năm trong một lĩnh vực cụ thể.
- Hội thảo du học giúp giải đáp các thắc mắc về du học cho các khách hàng đang có nhu cầu.
- Hội nghị thượng đỉnh là các hội nghị cấp cao mang tầm quốc gia, với sự tham gia của các nguyên thủ.
- Hội nghị tổng kết hàng năm thường được các doanh nghiệp tổ chức hàng năm để tổng kết lại quá trình hoạt động.
Trung tâm tổ chức hội nghị, hội thảo Lạc Hồng
Tại Hải phòng, trung tâm tổ chức hội nghị Lạc Hồng tự hào là địa điểm tổ chức hội nghị được nhiều đơn vị hợp tác nhất. Bởi tính chuyên nghiệp, đẳng cấp trong làm việc. Chúng tôi luôn xây dựng một bộ quy trình tổ chức hội nghị hết sức cụ thể và chi tiết.
Bước 1: Xác định rõ mục tiêu hội nghị
Trước tiên, đội ngũ tư vấn của trung tâm hội nghị Lạc Hồng sẽ giúp khách hàng xác định chính xác mục tiêu tổ chức hội nghị. Từ đó lên các kế hoạch tổ chức đi đúng vào trọng tâm hội nghị. Đảm bảo hội nghị, hội thảo diễn ra một cách hoàn hảo và đem lại hiệu quả cao.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị
Việc xây dựng một kế hoạch tổ chức hội nghị cụ thể hết sức quan trọng. Giúp khách hàng luôn theo sát trong suốt quá trình diễn ra hội nghị. Nhằm đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào không mong muốn có thể phát sinh.
Cụ thể sau khi xác định mục tiêu tổ chức hội thảo. Khách hàng cần lên danh sách cụ thể các khách mời tham dự. Ví dụ như số lượng khách mời là bao nhiêu? Họ là ai? Họ thực sự có tầm ảnh hưởng gì đối với sự thành công của việc tổ chức hội nghị. Việc xác định khách hàng phải rất chi tiết về giới tính, độ tuổi, nghề nghiệp, sở thích, thu nhập, lĩnh vực quan tâm,…
Sau đó, trung tâm tổ chức hội nghị Lạc Hồng sẽ giúp khách hàng xây dựng các nội dung chính trong chương trình, lên chi phí cụ thể cho việc tổ chức. Cũng như dự trù được các rủi ro có thể phát sinh để có những phương án khắc phục cụ thể nhất.
Bước 3: Cân nhắc địa điểm tổ chức hội nghị.
Địa điểm tổ chức hội nghị cũng là một vấn đề quan trọng mà khách hàng cần quan tâm. Trước tiên, cần phải lựa chọn địa điểm có không gian rộng rãi, phù hợp với số lượng khách mời tham gia đã được lên danh sách.
Ngoài ra, khách hàng cần lựa chọn trung tâm hội nghị nào có hệ thống trang thiết bị hiện đại, đầy đủ nhất. Ví dụ tại Lạc Hồng Palace đều có sẵn các sân khấu lớn được trang bị máy chiếu, âm thanh, ánh sáng, mic phát biểu, cùng các thiết bị kết nối không dây hiện đại. Đảm bảo quá trình tổ chức hội nghị diễn ra trơn tru, không bị gián đoạn.
Bước 4: Setup kế hoạch tổ chức hội nghị
Sau khi đã thống nhất được với khách về kế hoạch tổ chức hội nghị. Lạc Hồng Palace sẽ tiến hành triển khai theo đúng những gì đã được bàn bạc. Giúp khách hàng trang trí sân khấu, phát thư mời và chuẩn bị công tác truyền thông.
Đặc biệt nếu khách hàng có nhu cầu sử dụng các dịch vụ như đãi tiệc, nghỉ ngơi, ăn uống, hay đưa đón khách mời thì trung tâm hội nghị Lạc Hồng luôn sẵn sàng đáp ứng. Chỉ cần khách hàng đưa ra yêu cầu, chúng tôi chắc chắn sẽ làm khách hàng hài lòng.
Bước 5: Tổ chức hội nghị
Trong suốt quá trình tổ chức hội nghị, đội ngũ nhân viên của Lạc Hồng Palace sẽ phối hợp cùng với khách hàng để hội nghị diễn ra theo đúng kế hoạch. Đảm bảo từ khâu tiếp đón, hướng dẫn khách mời vị trí ngồi, đến việc hoạt động của các trang thiết bị. Trung tâm hội nghị sẽ luôn có nhân viên túc trực và nhanh chóng xử lý nếu như có sự cố kỹ thuật xảy ra.
Bước 6: Kết thúc hội nghị và xin ý kiến đánh giá.
Sau khi buổi tổ chức hội nghị kết thúc, nếu khách hàng có những phần quà tri ân gửi tới khách mời. Lạc Hồng Palace sẵn sàng hỗ trợ. Cuối cùng, trung tâm hội nghị Lạc Hồng sẽ xin ý kiến đánh giá từ khách hàng, cũng như từ khách mời tham dự hội nghị.
Giúp chúng tôi tổng hợp được khách hàng có hài lòng dịch vụ được cung cấp hay không? Hay có những hạn chế nào trong quá trình tổ chức hội nghị mà Lạc Hồng cần khắc phục. Từ đó, rút ra những bài học kinh nghiệm để khắc phục điểm yếu. Đảm bảo công tác tổ chức của chúng tôi ngày càng hoàn hảo, chuyên nghiệp hơn.
Trên đây là toàn bộ quy trình tổ chức hội nghị mà trung tâm tổ chức hội nghị Lạc Hồng đã xây dựng trong suốt quá trình hoạt động. Sau mỗi lần hợp tác với các doanh nghiệp, tổ chức là một lần chúng tôi có thêm nhiều kinh nghiệm quý báu. Lạc Hồng Palace cảm ơn sự tin tưởng của quý khách hàng trong suốt thời gian qua. Chúng tôi sẽ không ngừng cố gắng, nỗ lực trên bước đường trở thành trung tâm hội nghị bậc nhất tại Hải Phòng. Một lần nữa xin gửi lời cảm ơn trân thành đến mọi khách hàng.
